Jak długo powinna być przechowywana dokumentacja pracownicza?

Skorzystanie z usługi archiwizacji dokumentów bądź przechowywanie dokumentacji w firmie to dwie możliwości, które mogą wybrać pracodawcy. W Polsce, podobnie jak w innych krajach, obowiązują konkretne przepisy prawne określające sposób oraz minimalny okres przechowywania różnych dokumentów związanych z zatrudnieniem. W tym artykule przedstawimy najważniejsze informacje dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jaki jest wymagany okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Czas przechowywania wynika z przepisów Kodeksu pracy oraz ustawy o ochronie danych osobowych. Dokumentacja pracownicza obejmuje między innymi umowy o pracę, świadectwa pracy, orzeczenia lekarskie, dokumenty szkoleniowe oraz inne akta związane z zatrudnieniem. Minimalny okres jej przechowywania wynosi 50 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie pracownika. Warto podkreślić, że niektóre z nich mogą być przechowywane przez krótszy czas. Dokumenty można gromadzić w firmie bądź skorzystać z usługi archiwizacji dokumentów świadczonej przez firmę zewnętrzną.

Przeczytaj również: Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Jakie są rodzaje dokumentów pracowniczych i jaki jest okres ich przechowywania?

W przypadku umów o pracę, minimalny okres przechowywania wynosi 50 lat. Dotyczy to zarówno umów o pracę na czas określony, jak i nieokreślony. Orzeczenia lekarskie, które potwierdzają zdolność pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku, powinny być przechowywane przez 10 lat od dnia ich wydania. W przypadku orzeczeń lekarskich stwierdzających niezdolność do pracy, okres przechowywania wynosi 20 lat od dnia ich wydania. Inne akta związane z zatrudnieniem, takie jak wnioski urlopowe, karty ewidencji czasu pracy czy dokumenty potwierdzające udział pracownika w projektach, również powinny być przechowywane przez okres 50 lat. 

Jak należy zabezpieczyć dokumentację pracowniczą?

Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w sposób zapewniający jej bezpieczeństwo oraz ochronę przed nieuprawnionym dostępem. Aby mieć pewność, że jest ona odpowiednio zabezpieczona, warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy, takiej jak np. Strefa Surowców Wtórnych z Mińska Mazowieckiego. W Polsce obowiązuje także przepis dotyczący tajemnicy zawodowej, który nakazuje pracodawcom zachowanie poufności informacji zawartych w dokumentacji pracowniczej.